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コンプライアンス研修

当社は営業支援サービス会社として、貴社の機密情報や個人情報を取り扱う業務が日常的に発生します。これらの業務を健全かつ安全に遂行できるように、社員やスタッフにコンプライアンスに関する研修を徹底して行っております。

コンプライアンス研修の例

当社のコンプライアンス研修で日常的に確認される二択クイズ形式の習熟度確認の一例です。

Q1
個人情報を取得する場合申込書を記載して頂く時の考えとして正しいのはどちらでしょうか?
  • aどんな状況でも個人情報の取り扱いについて説明しなければいけない。
  • bお客様が忙しそうなので、個人情報に関する説明は簡単に済ます。
Q2
個人情報を利用する場合/他の方の契約状況が気になるお客様。
この時、営業トークとして正しいのはどちらでしょうか?
  • a○○会社様も契約していただきました。
  • bどなたに契約いただいているかは申し上げることは出来ませんが、ご好評いただいています。
Q3
お客様から「契約については他の担当者と話してほしい」と担当者の携帯番号を教えてい
ただいた。こんなときはどのように連絡をとればいいのでしょうか?
  • aお客様から伝わっているだろうしすぐ営業の話をしよう。
  • b念のため携帯番号の取得経緯を説明しよう
Q4
契約いただいたお客様に対して、感謝の気持ちを伝えるため個人的にお礼状を送る際、
申込書の住所を使って送っていいのでしょうか?
  • aお客様と仲良くなったし送っても良い。
  • b会社の情報は個人的に使用したらダメ。
Q5
個人情報を保管する場合お客様との約束の時間が迫っています。急がないと時間に間に合いません。
でも、デスクのうえは個人情報を含む書類の山。このような時どうしますか?
  • a間に合わないしデスクの上に置いて見えないようにしていこう。
  • b急いでいるけど大事なものなので所定の場所に保管してから出かける。
Q6
外出先からお客様に連絡をとらなければなりません。
でも、社用携帯には電話番号を登録することはできません。その場合どうしますか?
  • aやはり顧客情報を自分の携帯に登録したらダメ。
  • b自分の携帯電話に登録してしまう。
Q7
個人情報を廃棄する場合鞄の中は既に終了したお客様の顧客リストがいっぱいでとても重い。
こんなときはどうしますか?
  • aゴミ箱があるから捨てて帰る。
  • b重いけど帰社してシュレッダーにかけて処理をする。
Q8
お客様が申し込み内容を書き間違えました。その際にお客様が自分で廃棄しておくと
おっしゃられました。このようなときどうしたらいいでしょうか?
  • a記載されているのはお客様本人の個人情報なので問題ないからご自分で廃棄してもらう
  • b当社の書類であるから持って帰って廃棄する
Q9
緊急事態の場合営業中に突然お客様が気を失い、そのまま救急車で搬送されました。医者からお客様の
連絡先を教えてほしいと言われました。このようなときは、どうしますか?
  • a個人情報を第三者に教える訳にはいかない
  • b緊急事態 やむを得ない連絡先を教える
Q10
お客様の個人情報が記載された書類を紛失してしまいました。その時、どうしますか?
  • a上司に報告する。
  • b怒られるのが嫌だから内緒にしておく。
A1
正解はa。お客様が忙しそうでも、必ず個人情報の取り扱いについて説明します。また、利用目的だけでなく第三者提供についてなどPマークの説明も行い、同意を得た上で次に進みましょう。
bは個人情報の取り扱いについて認識して頂けない可能性があります。説明不足のために後々トラブルに発展する恐れがあるので、必ずしっかりと説明を行った上で同意をいただきましょう。
A2
正解はbです。お客様が興味をもたれたとしても、他のお客様の個人情報を伝えてはいけません。また「契約していないのはお客様だけですよ」と言った話は 個人情報を話している訳ではありませんが、後々トラブルに発展する恐れがあるため、避けた方が良いでしょう。
aは誤りです。契約者の個人情報を開示していることになります。たとえお客様同士が知り合いであっても 自らがお客様の個人情報を開示してはいけません。契約者の方から個人情報の目的外利用でクレームを受ける可能性があります。
A3
正解はbです。ヒューマンシーンはPマーク取得企業ですので「○○のご案内のために○○様にご確認するようにとのことでしたので、ご連絡させていただきましたが、よろしいでしょうか?」と個人情報の取得経緯を説明し個人情報を利用する同意をとる必要があります。
aは、お客様から提供された電話番号でも営業の電話で個人情報を使用することに同意頂いているかはわかりません。 Pマーク取得企業では個人情報の取得経緯を説明し個人情報を利用する同意を とって頂く必要があります。
A4
正解はbとなります。申込書の住所などの個人情報はあくまでヒューマンシーンが取得している個人情報であり、社員が個人的に使用してはいけません。
aは誤りです。 会社で保持している個人情報を勝手に使用してはいけません。お客様からすると、個人情報を提供した覚えの無い個人からの連絡がくることになります。ヒューマンシーン個人情報の取扱いについてクレームが出る可能性もあります。
A5
正解はb。どんなに急いでいても長い間席を空けるときは 個人情報を記載した書類は必ず指定の保管場所に戻しましょう。aは間違いです。個人情報の書類を放置したままにしておくと、盗難や棄損他の書類との混在による紛失など様々なリスクがあります。
A6
正解はa。顧客情報を個人で所持してはいけません。仕事には必ず社用携帯を使いましょう。携帯電話の使用ルールについては、上司に確認し常に適切な管理を行うことが大切です。
bは誤りです。顧客情報を個人の携帯に登録してはいけません。 個人用の携帯電話を紛失した際に顧客情報を漏洩してしまう可能性があります
A7
正解はbです。個人情報を含む書類は、必ず会社まで持ち帰りシュレッダー処理などを行い、個人情報の漏洩を確実に防ぐ。aの対応は社外のゴミ箱に捨てるとそのごみの廃棄方法が明確ではないので 個人情報が漏洩してしまう可能性があります。必ず帰社しシュレッダー処理をしましょう。
A8
正解はb。書き損じの書類であっても書類自体がヒューマンシーンの書類ですので、そこから個人情報が漏洩した場合、当社が責任を負う可能性もあります。会社まで持ち帰りシュレッダー処理をしましょう。 aは誤りとなります。お客様が書き損じの書類をどのように処理をするかわかりません。お客様が仮にクレーマーだとしたらその行為に対して、クレームを出してくる可能性があります。 個人情報を含む書類は原則持ち帰り廃棄しますが、個別に対応が必要な場合は責任者に対応方法を確認しましょう。
A9
正解はbです。今回の場合、お客様は意識を失っている状態であり、個人情報を利用することに、同意を得られる状況ではありません。また事故・病気など生命に関わる場合は申込書などの情報を利用しても目的外利用には該当しません。会社への報告も忘れないようしましょう。 なお相手が医者ではなくても人の生命、体 又は財産の保護のために必要な場合などは個人情報を提供しても第三者提供にあたりません。
aは間違いです。個人情報を取得時の利用目的以外で利用する際は本人の同意をとる必要がありますが、この場合は本人の同意をとらなくても個人情報を利用することができます。
A10
正解はa。個人情報の紛失・盗難・改ざん・漏洩などの緊急事態時、またはその可能性があるときは、すぐに責任者に報告しましょう。どんな状況でも自分で判断せずに、必ず報告を行い指示を仰ぎましょう。すぐに報告を行わないと対応が遅れてしまいます。
bは誤りです。すぐに報告を行わないと事故への対応が遅れてしまい、社の対応が遅いことで、会社のブランドイメージの低下にまでつながる恐れがあります。必ず上司に報告しましょう。